این روزها همه کسب و کارها روی فرآیندهای فروش خود متمرکز میشوند که موضوعی بسیار ضروری است، اما مدیریت خرید نیز تاثیر مهمی در افزایش سود دهی و اجتناب از زیان های احتمالی شرکت ها و خریداران دارد. در واقع خرید خوب اگر از فروش خوب با اهمیت تر نباشد، کم اهمیت تر نیست. اگر خریدار نکات اساسی و اصول مهم در فرآیند خرید را رعایت کند، سود تضمین شده خواهد بود، در غیر اینصورت، منابع سایر اجزای سازمان بدلیل خرید نامناسب تلف خواهد شد.
با توجه به این اهمیت موضوع مدیریت خرید، وظایف مدیران در این زمینه به چند بخش اصلی تقسیم میشود:
۱. تجزیه و تحلیل بهینه عوامل کلیدی در فرایند تامین کالا :
در روش سنتی برخی از مدیران، تامین کالا با نازل ترین قیمت را یک اصل تصور میکنند که این دیدگاه میتواند اشتباه باشد چرا که نکاتی از جمله سوابق تامین کننده کالا و خدمات، کیفیت کالا، زمان و مکان تحویل، ترم تحویل اینکوترمز، شرایط پرداخت، اولویت بندی اعلام شده توسط خریدار، گارانتی، وارانتی و بسیاری موارد دیگر نیز در یک فرآیند خرید خارجی نقشی اساسی دارند.
۲. انتخاب فروشنده معتبر:
انتخاب شرکت طرف قرارداد یکی از مهم ترین اصول در مدیریت خرید است چرا که مواردی همچون پشتیبانی مناسب و تولید کالا با استانداردهای موجود و غیره را شامل میشود. درج نام یک فروشنده غیر معتبر در لیست فروشندگان (Vendor List)، میتواند مدیریت خرید را با مشکلات عدیده ای از جمله کیفیت نامطلوب، عدم تحویل کالا در زمان مقرر، عدم پوشش گارانتی مناسب و سایر مشکلات مواجه سازد.
3. انتخاب نیروهای کارآمد و متخصص:
وجود کادر متخصص و مجرب در مدیریت خرید به عنوان یک اصل مهم تلقی میشود و سرعت، دقت عمل و اقدام صحیح پرسنل میتواند در بسیاری از موارد مشگل گشای مسایل مدیریتی در فرآیند تامین کالا باشد.
4. آموزش پرسنل:
یکی دیگر از وظایف مدیریت خرید، اعزام کارمندان به مراکز آموزشی کاربردی بازرگانی است که افراد بتوانند در کنار آموزش از افراد مجرب سازمان، از مراحل خرید سایر سازمان ها و استفاده از نقاط قوت آن ها در بهبود فرایند خرید استفاده کنند و از حل مشکلات سایر سازمان ها در دوره ها به عنوان Case Study بهره مند شوند.
5. هدایت و کنترل مسیر خرید و پرسنل:
بدیهی است مدیر خرید در کنار سایر وظایف خود، موظف خواهد بود با توجه به اهداف سازمانی مدون و شرح وظایف مشخص با نگرشی مدبرانه وظیفه هدایت پرسنل را به عهده گرفته و مراحل خرید و عملکرد افراد را به صورت منظم و دقیق مورد بررسی قرار دهد.
6. پیگیری به موقع و مستمر:
یکی دیگر از عوامل موفقیت مدیر خرید ایجاد یک ارتباط دایمی با فروشندگان ذیربط از طریق پیگیری به موقع و مستمر میباشد.گاهی تصور میشود در صورت معامله با فروشنده معتبر نیازی به پیگیری نخواهد بود ولی تجربه نشان داده که این موضوع در تمام موارد صادق نبوده و پیگیری خریدار مانع هرگونه دیرکرد و مشکلات احتمالی میشود.
7. روابط عمومی قوی:
یکی از رموز موفقیت افراد در تمام جنبه های زندگی از جمله مدیریت، برخورداری از روابط عمومی قوی در ارتباط با دیگران میباشد.بسیار اتفاق افتاده است که مدیران و پرسنل خرید با ایجاد یک رابطه دوستانه تعریف شده، موفق به متقاعد کردن فروشنده در قبول شرایط معامله کرده و نفع زیادی بردند.
8. عارضه یابی و ارائه روش بهبود:
بررسی مراحل خرید توسط افراد مجرب و یا شرکت های با سابقه، مسلما راه را برای پیش بینی آگاهانه بمنظور اجتناب از مشکلاتی که دیگران در عمل با آن مواجه بوده اند، لحاظ نمودن ضمانت های اجرایی، حذف مراحل اضافی خرید، سرعت و دقت در فرایند تامین کالا، مثمر ثمر خواهد بود.
9. صدور سفارش و انعقاد قرارداد:
در بسیاری از موارد، مدیران خرید به دریافت پیش فاکتور اکتفا نموده و آن را ملاک انجام معامله با فروشندگان قرار میدهند در حالیکه پیش فاکتور صرفا جهت اعلام قیمت و اعتبار آن محدود به زمان مشخص و در صورت موجود بودن کالا میباشد.ضمن اینکه بسیاری از موارد، از جمله موضوع داوری، نوع کلوز بیمه ای در خرید CIF و شرط ثبات قیمت ها در طول مدت قرارداد (نه صرفا تاریخ اعتبار پیشنهادی مندرج در پروفرما)، نسخه مورد نیاز اینکوترمز در پیشنهاد های فروشندگان قید نگردیده و به همین دلیل نیاز به صدور سفارش یا انعقاد قرارداد حمل به منظور درج موارد فوق میباشد.
10. آگاهی به مقررات بین المللی، ملی و شرکتی:
مدیر موفق مدیریست که تصمیمات خود را در غالب مقررات مدون بین المللی از جمله اینکوترمز، مقررات ملی از قبیل مقررات صادرات و واردات، قانون امور گمرکی و مقررات شرکتی مانند آیین نامه معاملات در شرکت های خصوصی و قانون مناقصات در شرکت های دولتی اتخاذ نماید.
۱۱. دقت در انتخاب سایر عوامل اجرایی مرتبط با خرید:
عوامل اجرایی خرید و تحویل از جمله شرکت بیمه باربری، بانک، شرکت حمل و نقل بین المللی و شرکت بازرسی از اهمیت بسیار زیادی برخوردار می‌باشند. شرکت بیمه مناسب با پرداخت مناسب خسارت با توجه به کلوز بیمه ای، بانک با ارایه خدمات مطلوب و تسهیلات لازم، شرکت حمل و نقل بین المللی با ارائه خدمات تخصصی حمل و نقل بین المللی و لجستیک در طول مسیر، شرکت بازرسی با دقت در مراحل بازرسی و نیز سایر عوامل مرتبط با ارایه خدمات مطلوب، تاثیر بسیار زیادی در خروجی کار مدیر خرید در تأمین منافع شرکت می‌گذارند.
۱۲. آشنایی با مباحث مالی خرید و روش های پرداخت مانند اعتبار اسنادی و مقررات بین المللی حاکم بر آن در خصوص افتتاح اعتبار اسنادی (سند UCP600) برای اتخاذ تصمیم بهینه نیز بسیار ضروری است.
دیدگاه‌های کاربران