در فرآیند مدیریت خرید ضروری است با توجه به نوع کالا، از واحد فنی شرح بازرسی کاملی خواسته شود و در یک راهکار حرفه ای باید آن را در قرارداد منعقده با شرکت بازرسی و فروشنده ذکر نماید. ارائه شرح بازرسی دارای دو مزیت می‌باشد یک اینکه شرکت بازرسی دقیقاً بر اساس نکات خاصی که دارای اهمیت ازنظر خریدار است، بازرسی را انجام داده و صرفاً به یکسری از استانداردها اکتفا نخواهد نمود، و دیگر آنکه فروشنده و بازرس به مسلط بودن خریدار در خصوص مسائل فنی پی برده و این خود یک عامل روانی مثبت جهت انجام بازرسی به نحو بهینه خواهد بود.
وظایف بازرس:
وظایف بازرس با توجه به مفاد قرارداد بازرسی متفاوت می‌باشد ولی می‌توان موارد ذیل را در قرارداد به‌عنوان وظایف بازرس قید کرد:
۱. بررسی و تأیید کمیت کالا:
بازرس موظف است ازلحاظ تعداد کالا را شمارش نموده و انطباق آن را با سفارش صادره موردبررسی قرار دهد.
۲. بررسی و تأیید کیفی کالا:
با توجه به اینکه در گواهی مبدأ ساخت، اتاق بازرگانی بر اساس اعتماد سازندگان اقدام به صادر کردن گواهی مبدأ می‌نماید این مرحله از بازرسی می‌تواند اطمینان خریدار را نسبت به محل ساخت کالا افزایش دهد.
3. تأیید بسته‌بندی مناسب کالا:
اقلام خریداری‌شده باید در بسته‌بندی متناسب با توجه به نوع کالا و روش حمل آنها قرار گیرند، کالاهای حساس و گران‌بها بسته‌بندی خاص خود را می‌طلبند و کالاهای مقاوم در بسته‌بندی با حفاظ کمتر قرار خواهند گرفت.
با توجه به تنوع خطرات و زمان طولانی در حمل دریایی باید بسته‌بندی خاصی را در این نوع حمل رعایت نموده در حالی که حمل هوایی دارای ریسک و زمان کمتری بوده و ضرورتی جهت بسته‌بندی مطابق شرایط حمل دریایی نخواهد بود. باید دقت شود با توجه به مقررات شرکت‌های بیمه، اگر بسته‌بندی نامناسب باشد، بیمه تعهدی جهت پرداخت خسارت ندارد و با توجه به خریدهای گروه C,F,E اینکوترمز که فروشنده مسئولیت خود را در مبدأ خاتمه یافته تلقی نموده و وجه آن از قبل از دریافت کالا در مقصد دریافت می‌نماید، این امر می‌تواند خطر بسیار مهمی در فرایند خرید محسوب شود.
۴. اطمینان از نو بودن کالا:
گاهی مشاهده می‌شود که فروشندگان در زمان ارائه پیش‌فاکتور مبلغ را بر اساس کالای نو محاسبه نموده ولی کالاهای مستعمل ارسال می‌نمایند.
با توجه به این بند، بازرس باید در خصوص نو بودن کالا بررسی کامل انجام داده و سپس گواهی بازرسی صادر کند.
۵. تأیید بارگیری و بارچینی مناسب کالا:
با توجه به اینکه عدم دقت در بارگیری کالا و بارچینی آن ممکن است خسارات زیادی را در طی حمل محموله به کالا وارد نماید، نظارت بر انجام این عملیات می‌تواند در کاهش ریسک حمل کالا مؤثر باشد.
نکته مهم اینکه اگر در قرارداد بازرسی به موارد فوق اشاره گردد معمولاً فقط کمیت، کیفیت و بسته‌بندی کالا موردبررسی توسط شرکت بازرسی قرار خواهد داد.
مراحل انجام بازرسی:
۱. بازرسی در حین ساخت کالا:
یکی از مراحل بازرسی، بازرسی در حین ساخت کالا می‌باشد، اهمیت این نوع بازرسی در خصوص کالاهایی که آلیاژ خاصی داشته و بعد از تولید، پوشش مخصوصی(Coating) به روی آنها قرارگرفته و بعد از تولید، امکان بازرسی و بررسی آلیاژ کالا وجود ندارد، از اهمیت خاصی برخوردار می‌باشد.
۲. بازرسی در انبار فروشنده:
یکی از مراحل بازرسی، انجام عملیات بازرسی در انبار فروشنده بوده به این نحو که کالاها تولید و بسته‌بندی‌شده و بازرس به‌عنوان رندم چک تعدادی از بسته‌ها را بازنموده و مورد بازرسی قرار می‌دهد و در صورت انطباق با مشخصات فنی، اقدام به صدور گواهی بازرسی می‌نماید.
۳. بازرسی در مرحله بسته‌بندی و بارگیری:
در این مرحله، شرکت بازرسی یا نماینده خریدار نظارت با نحوه بسته‌بندی کالا و بارگیری آن دارد با توجه به خریدهای گروه C,F,E اینکوترمز که نقاط انتقالی مسئولیت در مبدأ می‌باشد.
۴. بازرسی در گمرک مبدأ یا مقصد:
بازرسی می‌تواند در گمرک مبدأ و یا مقصد صورت گیرد که با توجه به محدودیت‌های موجود، این روش کاربرد زیادی ندارد.
۵. بازرسی در مقصد و انبار خریدار:
در گروه D این نوع بازرسی کاربرد فراوان دارد چرا که فروشنده مسئول تحویل کالا به‌صورت سالم در مقصد می‌باشد.
معمولاً در گروه C,F,E اینکوترمز فروشنده این ترم بازرسی را قبول نخواهد نمود چراکه مسئولیت خود در مبدأ خاتمه یافته تلقی نموده است.
شرایط بازرس:
شرایط بازرسی را می‌توان از دید ISO عرف تجاری و مقررات بانک مرکزی موردبررسی قرار داد.
شرایط بازرسی از دید ISO:
1. رازدار باشد.
2. مستقل باشد.
3. کارکنان شایسته داشته باشد.
4. گزارش دقیق ارائه دهد.
5. متخصص باشد.
این شرایط مطلوب بوده ولی بیشتر جنبه عمومی داشته و در عمل روش عرف تجاری کاربرد بیشتر دارد.
۲. شرایط بازرس از دید عرف تجاری:
۱. دارای اعتبار بین‌المللی باشد.
۲. دارای امکانات لازم جهت بازرسی بهینه با توجه به پیشرفت تکنولوژی را داشته باشد.
۳. دارای تخصص خاص در خصوص موضوع بازرسی باشد.
۴. حتی‌الامکان در مقصد نمایندگی داشته باشد.
شرایط بازرس از دید بانک مرکزی:
سیاست‌گذاران بانک مرکزی با توجه به شرایط ISO، عرف تجاری و سیاست‌های خاص بانک مرکزی، اقدام به تهیه لیست بازرسان واجد شرایط نموده و تجار می‌توانند بازرس موردنظر خود را از لیست مزبور انتخاب نمایند.
آگاهی کلی از وظایف شرکت‌های بازرسی بین‌المللی از راهکارهای حرفه‌ای محسوب می‌شود که هر بازرگان زبده می‌بایست به آنها مجهز باشد.
دیدگاه‌های کاربران