با توجه به تجربیات موجود مبنی بر وصول کالاها با کیفیت نامناسب و بسته‌بندی نامطلوب و کمتر از میزان سفارش شده، اهمیت بازرسی به‌عنوان یکی از راهکارهای حرفه‌ای مهم در مدیریت خرید خارجی مطرح می‌باشد. ولی گاهی خریداران به منظور کاهش هزینه ها به بازرسی کالا توجهی نمیکنند.
همان‌گونه که در بحث نکات کلیدی مدیریت خرید خارج اشاره شد مهم‌ترین اصل، انتخاب فروشنده معتبر می‌باشد چرا که در صورت وجود بازرسی و فروشنده نامعتبر، کماکان احتمال اینکه فروشنده مزبور با استفاده از شیوه‌های مختلف کالای نامرغوب را تهیه و ارسال کند، وجود دارد چرا که در بسیاری موارد عملیات بازرسی به‌صورت رندم چک بوده و احتمال خطا وجود دارد.
از سوی دیگر با توجه به مفاد ماده 5 مقررات متحدالشکل اعتبارات اسنادی (UCP600) ، بانک‌ها صرفاً مدارک را بررسی می‌کنند و هیچ تعهدی نسبت به کالاها ندارد و از آنجایی که اسناد حمل اعم از سیاهه فروش و لیست بسته‌بندی توسط فروشنده تهیه‌شده و در بارنامه نیز قید می‌شود «کلیه مشخصات بر طبق اظهارات فروشنده تکمیل گردیده است»، شرکت حمل‌ونقل در این خصوص مسئولیتی ندارد.
گواهی مبدأ نیز صرفاً جهت تأیید محل ساخت کالا می‌باشد.
با توجه به مطالب فوق، با حذف بازرسی احتمال افزایش ریسک در فرآیند خرید خارجی وجود خواهد داشت.
البته در مواردی که به‌دفعات از شرکتی خرید صورت گرفته و اطمینان از کیفیت محصولات فروشنده قطعی گردیده و احتمال ریسک به حداقل ممکن رسیده است، حذف بازرسی توجیه‌پذیر می‌باشد.
انواع بازرسی:
۱. بازرسی شخص ثالث (Third Party Inspection):
در این نوع بازرسی، شرکت‌های بازرسی بین‌المللی مسئولیت انجام بازرسی را قبول نموده و خریدار با پرداخت وجهی با توجه به شرح بازرسی (Scope Of Inspection)، از خدمات این شرکت‌ها استفاده می‌نماید.
۲. بازرسی توسط نمایندگان خریدار (Acceptance Test Factory):
در این روش نماینده خریدار در کارخانه سازنده حضور پیدا نموده و مستقیماً بر مراحل تولید نظارت دارد.
این روش مشروط بر اینکه نماینده خریدار کاملاً به مسائل فنی مربوط مسلط باشد، روش بسیار مطلوبی خواهد بود.
دلایل ترجیح این روش نسبت به روش بازرسی شخص ثالث عبارت‌اند از:
- خریدار از میزان مهارت نماینده خود کاملاً مطلع بوده درحالی‌که اطلاعات کافی از مهارت شخص بازرس تعیین‌شده توسط شرکت بازرس شخص ثالث، معمولاً در دسترس نمی‌باشد.
- نماینده خریدار با توجه به اینکه پرسنل شرکت بوده و دارای سابقه کار در شرکت خریدار می‌باشد نسبت به مراحل بازرسی دقت بیشتری را به عمل می‌آورده و از درجه اطمینان بالاتری برخوردار است.
- نماینده خریدار پس از دریافت کالا در هر زمان قابل‌دسترسی بوده و در صورت بروز هرگونه مشکل، سریع‌تر مسائل مرتفع خواهند شد.
- درآمد ناشی از حق مأموریت بازرسی می‌تواند به‌عنوان عاملی تشویقی برای پرسنل کارآمد شرکت تلقی گردد.
- آشنایی با فرهنگ‌های مختلف در جامعه بین‌المللی، دید مدیریتی پرسنل را افزایش خواهد داد.
- حضور نماینده خریدار در کارخانه سازنده و آشنایی با تکنولوژی موجود در کشورهای پیشرفته، می‌تواند در انتخاب بهینه کالاها و برنامه‌ریزی خریدهای آتی مؤثر باشد.
- نماینده بازرگانی خریدار می‌تواند به همراه نماینده فنی در مراحل بازرسی حضور یافته و نیز در زمان حضور در کشور فروشنده از امکانات سایر شرکت‌های تولیدکننده و بررسی امکانات فنی و تولیدی آنها و درج نام شرکت‌های جدید در لیست تامین‌کنندگان (Vendor List) اقدام نماید.
شرح بازرسی:
ضرورت دارد مدیریت خرید با توجه به نوع کالا از واحد فنی خواستار ارائه شرح بازرسی گردیده و آن را در قرارداد منعقده با شرکت بازرسی فروشنده ذکر نماید.
ارائه شرح بازرسی دارای فواید زیر می‌باشد:
۱.شرکت بازرسی دقیقاً بر اساس نکات خاصی که دارای اهمیت از نظر خریدار است، بازرسی را انجام داده و صرفاً به یکسری استانداردها اکتفا نخواهند نمود.
۲.فروشنده و بازرس به حرفه‌ای بودن خریدار در خصوص مسائل فنی پی برده و این خود یک عامل روانی مثبت جهت انجام بازرسی به نحو بهینه خواهد بود.
دیدگاه‌های کاربران